Dokumenten-Management für Verträge

Die von der OHB Digital Services GmbH entwickelte Vertragsdatenbank ermöglicht den Gesellschaften der OHB Gruppe eine komfortable Verwaltung von Verträgen über eine Web-Anwendung.

Verwaltung und Recherche

Das System verwaltet Verträge, die in herkömmlicher Weise (Papier) dokumentiert wurden. Das System integriert sich dazu in eine vorhandene Infrastruktur zum Einscannen von Dokumenten. Nach der automatischen Aufnahme in die Datenbank können die Verträge mit Metadaten für die spätere Recherche versehen werden. So kann beispielsweise nach Vertragspartner, Ablauf der Kündigungsfrist etc. gefiltert werden. Per Texterkennung (OCR) wird die Volltextsuche über sämtliche Dokumente ermöglicht. Eine Wiedervorlagefunktion erinnert per E-Mail an fällige Termine den Vertrag betreffend. Im System verfügbare Übersichtslisten können als Excel oder PDF exportiert werden.

Zugriffsschutz

Um den Schutz sensibler Daten zu gewährleisten werden die Vertragsunterlagen über ein eigens konzipiertes Rechteverwaltungssystem abgesichert. Die Authentifizierung der Benutzer ist auf das vorhandene Active Directory gestützt, so dass keine separaten Zugangsdaten nötig sind.

Rückverfolgbarkeit

Alle einen Vertrag betreffende Änderungen werden unter Angabe des Datums und des durchführenden Mitarbeiters protokolliert.

Technologien

Bei der Erstellung des Systems kamen folgende Microsoft Technologien zum Einsatz: ASP.NET, SQL Server, Active Directory, Windows Server.

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